マンション管理、大規模修繕のコンサルタントはソーシャルジャジメントシステム

株式会社ソーシャルジャジメントシステム SJSのノウハウを最大限に活かし「マンション管理」の合理化と品質改善をトータルにサポートします

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現代の日本人にとって“終の棲家”である分譲マンション。その居住性と資産価値を維持向上させていくためには、コストと質のバランスを取ることが不可欠です。しかし、これまではあまりにもマンション管理に関わる現場の情報やデータが不足していました。SJSの『スマートシステム』は、各マンションの管理にかかわる幅広い情報やデータを一元的に収集・管理することを通し、コストと質のバランスを実現する新しいプラットフォーム(基盤)です。
 
スマートシステム 開発の背景

分譲マンションのストックはすでに約560万戸を超え、都市部における代表的な住居形態として、築30年超の建物も珍しくありません。しかも、バブル崩壊やリーマンショックを経て、分譲マンションに永住しようと考える人は居住者の半数近くにのぼります。永住を考えれば当然、居住性や資産価値に関心が集まり、管理の重要さは高まる一方です。

ところが、管理の主体である管理組合は役員が1,2年ごとに交代するため活動の継続性や経験の蓄積に難があり、往々にして他人任せの状態に陥っています。それとともに、管理に関わる多くの業務は管理会社に丸投げされ、その実施状況やコストの妥当性などはノーチェックのままということが少なくありません。

こうした状況を変えるには何より、マンション管理の現状について客観的な情報やデータを幅広く集め、関係者で共有する必要があります。管理組合の甘えと管理会社の惰性によって“ブラックボックス化”していたマンション管理に光を当て、多くの部分を“見える化”する必要があるのです。

マンション管理組合向けコンサルティングの草分けであるSJSでは今回、10年以上にわたる経験とノウハウをもとに、マンション管理を“見える化”する画期的な情報プラットフォームとして『スマートシステム』を開発しました。

※『スマートシステム』(SMART System)とは、
SJS Management Architecture Reinforcing Technologyの頭文字から名づけたものです。
スマートシステム システムの概要

『スマートシステム』には、下図の機能が搭載されています(一部予定)。

第一段階では、「オンライン日報管理」を中心に、携帯電話や専用端末装置を用いた「作業認識」「位置認識」で、清掃や設備点検などの日常業務を“見える化”します。
また、こうして収集された情報と居住者評価とを照らし合わせ定期的に分析し、日常業務の無駄および不足の解消、時間配分の効率化、さらにはオーダーメイドの業務仕様の作成などに生かします。

※スマートシステムの主な機能
目 的
機 能
内 容
日常業務の
“見える化”
オンライン日報管理 パソコンや携帯電話から、日報および実際の作業の開始・終了を専用サーバーへ送信。勤怠状況や進捗状況をデータベース上で管理し共有します。
作業認識 携帯電話や専用端末装置によって、作業時の加速度データを収集。日報情報と照合します。
位置確認 携帯電話や専用端末によって、作業時の位置情報を収集。日報情報と照合します。
データ分析 日報情報を統計的に分析し、日常業務の無駄および不足の発見と標準化、さらにはマンションごとのオーダーメイドの仕様作成に生かします。
居住者の声の
“見える化”
クレーム・要望の受付
(予定)
居住者のみなさんからのクレームや要望をオンライン上で一元的に集約し、管理会社へ連絡。対応や処理の進捗状況もオンラインで確認できます。
居住者評価の
収集・分析
各種管理業務の仕上がりレベルや精度について、アンケートなどを通して居住者のみなさんの評価を収集、分析。
居住者の満足度につなげます。
大規模修繕工事の
“見える化”
建築図面等の保存管理
(予定)
建物・設備の竣工図などをデータ化して保存管理します。
修繕・補修の履歴
管理(予定)
大規模修繕工事や各種補修工事の履歴をデータ化して保存管理します。
長期修繕計画のチェック
と見直し(予定)
建物診断や各種工事の結果を反映しながら、随時長期修繕計画をチェックし、見直していきます。
各種工事・作業の
電子入札(一部予定)
大規模修繕工事はもとより、小規模や工事・作業についても業者選定の透明化とコストダウンを図るため、電子入札を行います。
※「オンライン日報管理」の画面
スマートシステムの活用法
『スマートシステム』の第一段階=日常業務の“見える化”により、下記のようなメリットが期待されます。

@管理の現状分析のために
管理費の削減や管理会社の変更を管理組合として検討する場合、現状の管理業務がどのように行なわれているかをチェックする必要があります。『スマートシステム』を用いることで客観的なデータが収集でき、公平な議論が可能になります。また、『スマートシステム』を導入すること自体が、管理会社に対して業務内容の透明化、効率化の動機付けになります。

Aリプレイスにあたって「質」を担保する手段として
管理会社の交替(リプレイス)を行なう場合、業務のレベルが知らない間に下がったのでは意味がありません。『スマートシステム』の利用を管理会社選定の際の条件とすれば、「質」を担保する強力なツールになります。また、管理組合理事は通常輪番制になっているため理事交代があり、「質」の維持に影響を及ぼすことも少なくありません。こういう場合でも本システムにより、継続的に管理の質を担保することができます。

Bオーダーメイドの仕様をつくりあげるために
マンションはそれぞれ立地や規模、構造、共用施設などが異なります。マンション管理の仕様も当然、1棟1棟で異なるべきではないでしょうか。しかし多くの場合、一定の雛形にもとづいた管理仕様が分譲当初からそのまま用いられています。『スマートシステム』により各種業務のデータを収集・分析することで、それぞれのマンションに適したオーダーメイドの管理仕様をつくりあげることが可能になります。

スマートシステムの利用法
『スマートシステム』の利用にあたっては毎月、基本料金と1戸当たり500円がかかります。
メンテナンス料金、更新料などは不要です。
戸 数
〜50戸
〜100戸
〜200戸
基本料金
15,000円
15,000円
15,000円
月額使用料(1戸500円)
〜25,000円
〜50,000円
〜100,000円
なお、『スマートシステム』によって現状の業務分析だけしたいというご要望にも対応。
その場合、分析期間6カ月間で1戸当たりの月額使用料は2,000円となります(基本料金は同じ)。
※『スマートシステム』への情報入力を行なうのは管理員や外注業者であり、管理会社にとってもこうしたスタッフの業務
 管理が容易になります。
 したがって、管理会社が導入する形をとり、上記費用も管理会社を通してお支払いになることをお勧めします。
※リプレイスなどによる管理費削減と同時に導入される場合は、削減した管理費の一部で費用をまかなうことができます。
 管理組合として実質的な負担ゼロで、管理の「質」を確保できます。
 
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